こんにちは！ とある管理職です。
「緊急特集！とある管理職が伝えたいテレワーク術」では、テレワークでのコミュニケーションにお悩みの皆さんの参考になればという思いで「テレワークで使えるコミュニケーション術」をテーマに全5回のシリーズでお届けしています。
第3回の今回は、「テレワーク導入時のマネージメント手法」と題して、マネジメントする方の声として挙がっているテレワークでのマネジメントの懸念点について解説いたします。
コンテンツ
コミュニケーションスキルの５つの要素
前回の記事『テレワークで使える上司と部下のコミュニケーション術 ? 緊急特集！とある管理職が伝えたいテレワーク術（第3回）』では、コミュニケーションの基本を理解すれば、テレワークでもオフィス勤務でも平常心でコミュニケーションできるということを解説しました。
おさらいをすると、効果的にコミュニケーションをおこなうために知っておくと便利な５つの要素は次の5つでした。
・自己概念・・・自分はどのような人間であるかしっかり認識している
・傾聴・・・相手が何を話そうとしているのかよく聴くことができる
・明確な表現・・・自分が考えていることや何をどうしたいのかはっきりと表現する
・感情の取り扱い・・・感情を効果的に取り扱うことで建設的な方法で表現する
・自己開示・・・自分に関すること、考え、気持ち、意見や特徴など偽らずに率直に相手に伝える
コミュニケーションの基本を理解すれば、テレワークでもオフィス勤務でも平常心でコミュニケーションできます。
では、ここからはテレワーク導入時のマネージメント手法について解説いたします。
業務評価の困難を解決するテレワーク・マネジメント
リモートワークになると業務評価、業務管理が困難だという声が出ています。確かに直接部下の表情や動きを見ることができないので日常の行動から評価をすることは難しいと思います。
しかし、リモートワークではリモートワークならでの業務評価や業務管理をする必要があるでしょう。
とはいえ、このシリーズ第2回の『テレワークでのコミュニケーションとは？』という記事で紹介した、オフィスの離れた同僚と仕事をするときのエピソードのように、業務管理や業務評価もリモートワークで行うことはできます。
例えば、リモート面談（1-on-1:ワン・オン・ワン)という面談形式があります。
あらかじめ勤務表のデータを共有したり、部下の評価シートの確認、業務相談など30分から1時間のオンライン・ミーティングの要領でおこないます。
Face２Face（フェイス・トゥ・フェイス）のように表情や態度を見ることはできませんが、話し方や受け答えの間など、聴くだけでも多くの情報が含まれているものです。もちろん、通信環境が許せば、ビデオ通話で行うこともできます。
最近は、部下が別の拠点で働いているという多拠点管理が求められるケースも増えています。
ちょっと大変かもしれませんが、この機会にリモート面談に慣れておくよう、経験値を積んでおくということも将来のマネジメントにつながるのではないでしょうか？
僕の事例で恐縮ですが、マネジャーは大阪オフィス、部下は、大阪、神戸、東京に点在するという多拠点のマネジメントが実際に行われています。
最初は大変かもしれませんが、慣れてしまえばリモートワークで部下の管理をすることはそれほど苦にはならないと思いますので、どうぞマネジャーのみなさんは頑張ってみてください。
そのためにも、日頃から電子メールやチャットなどでコミュニケーションを図っておくことをお勧めします。
そんな業務管理しかできない会社とはオサラバ！？
最近、リモートワークの業務管理システムが注目されています。会社としては、リモートワークでどのようにして社員を管理すれば良いのか悩んでいるのだと思います。
例えば、ある勤務時間の管理システムでは、PCにインストールしたアプリにより、在籍のON/OFFを管理することで、上司が部下の勤務時間管理ができるというものがあります。
しかし、勤務時間で労働を評価するというのはもはや過去の労働評価方式ではないでしょうか？
とあるシステムでは、PCのカメラの前から姿を消すと不在として時間がカウントされますが、家にいると集金や宅配、来客、子供のちょっとした行動など、PCの前に座っていられないこともあるでしょう。
これでは、従業員の精神も疲弊してしまいます。
さらにエスカレートしたものに、AIを使って、社員がPCでどのような操作をしているか逐一データ化するという、監視システムそのものもあります。
PCに座って、わき目を振らずデータを処理することだけが評価にあたいするのでしょうか？
より良い仕事のためにPCの前で考えこんだらシステムが勝手に判断して「OFF」か「WORK」かとフラグを立てられるなんてたまったもんじゃありません。
「そんな業務管理しかできないような会社とはオサラバしなさい！」と言いたいところですが、従業員としては耐えるしかないのかもしれません。
新型コロナウィルスの蔓延による業務形態の変化に対し、労働形態や評価についても見直しが必要になっています。
ここで挙げたような事例は、はじめてリモートワークを導入する企業が陥りがちな問題といえるでしょう。
信頼関係を壊さない公平でポジティブな評価法の導入
やはり、会社と従業員の間には信頼関係が必要です。その信頼関係を壊さないためにも評価基準の明確化、業務達成のマイルストーンを決めておくことが重要になっているのです。
例えば、営業であれば、
- 担当するショップ数
- 担当する商品数
- 自社商品の販売数
といった数値での評価を行うことができます。
また、「1日あたりのリモートで営業をかける潜在顧客数が達成できたかどうか？」を評価したり、成約できたらポイントUPするなど、減点法ではないポジティブな評価法の導入など、工夫次第で評価を公平で効果的に行うことができるでしょう。
わかりやすい成果が出しずらい職種もあると思います。マーケティングや商品企画など短期で評価が難しい分野です。
たとえば、マーケティング企画部門などであれば、
「マーケット調査のアイデアを最低5つ出し、具体的なプランを作成する」
「売り上げアップのための商品の販売方法を３つ考える」
なども成果としてカウントできるのではないでしょうか？
もちろん、大手を振って活動ができるようになってからプランを実行しその成果に対してきちんと評価をし、成果があがればポイントを加算するなどバーチャルとリアルで最終評価をする方法もあるでしょう。
要するにリモートワークという新しい働き方に対する「成果とはなにか？」「どのような基準か？」を明確にすること、そして、それらを部下にもわかりやすく明示することで信頼を担保しながら適切な評価をすることが大切です。
まとめ
今回は、マネジメントする方の声として挙がっているテレワークでのマネジメントの懸念点について解説してきました。
リモートワークでなくても、近年は多拠点管理が必要なケースが増えています。多拠点の場合、直接面談する「Face-2-Face」といった面談方式はとれません。
「1-on-1(ワン・オン・ワン)」といった、1対1のコミュニケーションを、Skype for Businessに代表されるチャットやIT電話、画面シェアなど業務ツールを組み合わせて使うことで良好なコミュニケーションが取れるようになります。
リモートワークは新しい働き方ですから、新しい評価基準を設け、その基準を部下と共有することが大事となります。
次回は、テレワークでの紙文化・印鑑文化への対処法についてお届けします。
シリーズ『緊急特集！とある管理職が伝えたいテレワーク術』の記事一覧
総合編 緊急特集！テレワークで使えるコミュニケーション術 by とある管理職
第1回 2020年のテレワークと課題
第2回 テレワークでのコミュニケーションとは？
第3回 テレワークで使える上司と部下のコミュニケーション術
第4回 テレワーク導入時のマネージメント手法
第5回 テレワークでの紙文化・印鑑文化への対処法