こんにちは！ とある管理職です。
新型コロナウィルス感染拡大により、通勤時の交通機関や会社・施設での3密を防止する策としてテレワークが推奨されています。
「緊急特集！とある管理職が伝えたいテレワーク術」では、テレワークでのコミュニケーションにお悩みの皆さんの参考になればという思いで「テレワークで使えるコミュニケーション術」をテーマに全5回のシリーズでお届けしています。
第2回の今回は、テレワークのコミュニケーションについて、従来のオフィスでのコミュニケーションと比べて考えていきます。合わせてインフラや環境、コミュニケーション手段についてチェックしておきましょう。
コンテンツ
テレワークを行うことになった社員の悩みとは？
最初に、前回の記事『2020年のテレワークと課題 ? 緊急特集！とある管理職が伝えたいテレワーク術（第1回）』についておさらいしておきましょう。
僕の実体験から、テレワークを行うことになった社員の主な悩みが3つあることを紹介しました。
・上司との、部下との、同僚とのコミュニケーションが取りにくい
・業務評価ができない、難しい
・業務上、紙・印鑑などが取り扱えない
というものでした。
また、政府主導でテレワークを推進する動きとして、一定の条件を満たすことで助成を受けることが出来ます。このような動きから、テレワークは近未来の働き方、ワークスタイルとなる可能性が大きいという話をしてきました。
では、さっそく今回のテーマである、テレワークでのコミュニケーションについてお話してゆきましょう。
テレワークで最も多い悩みは「コミュニケーションが取りにくい」というものです。テレワークでは、どのようにコミュニケーションを図れば良いのでしょうか？
ここからは、事例をもとに考えてみたいと思います。
オフィス勤務でのコミュニケーションを振り返る
テレワークというと、何だか難しそうで、同僚や上司、部下とも面と向かって話せない。なんだか、分厚い洋服の上から背中を書いているような実感が薄くはがゆい感覚を覚える人は少なくないことでしょう。
「テレワーク」という日頃馴染みが薄い用語が独り歩きしていることも影響しているのかもしれません。
そこで、まずは通常のオフィスワークでテレワークに似た状況を探してみて、どのようなコミュニケーションをとっているのか振り返ってみましょう。
席が離れている同僚に至急聞きたいことがあったら？
席が離れている同僚に至急聞きたいことがあったら、あなたならどうしますか？
- ダッシュして直接話しに行く
- 電子メールで「至急案件」と書いて相談する
- 社内チャットなどで「緊急事態。助けて！」と語りかける
「ダッシュして直接話しに行く」と。。。
- 席にいない
- 別の要件で立て込んでいる
- 「それ、僕じゃなくてA君だよ」と言われたらまた移動するの？
電子メールで「至急案件」と書いて相談すると。。。
- 電子メールに気づかない
- 忙しくて見て見ぬふり
- 忙しくて返事が書けない
社内チャットで語り掛けると。。。
- 無視されることもある
- 忙しいけどとりあえず「なに？」と答えてくれる
- 「緊急事態。助けて」と言われたら応対しないわけにいかない
どうでしょう。まったく上記の通りではなくても社内チャットが一番合理的なコミュニケーション手段ではないでしょうか？
拠点が離れている同僚に至急聞きたいことがあったら？
拠点が離れている同僚に至急聞きたいことがあったら、あなたならどうしますか？
- 電子メールで「至急案件」と書いて相談する
- 社内チャットなどで「緊急事態。助けて！」と語りかける
このケースも社内チャットが良さそうな気がします。
電子メールで詳しく説明しておいて、チャットするというのもアリですね。
Aさん：「緊急事態。助けて！」
Bさん：「なに？」
Aさん：「さっき、顧客のXX商事のAさんからクレームが入って・・・」
Bさん：「なるほど」
Aさん：「電子メールで詳しく書いているんだけど・・・」
Bさん：「う?ん、あのお客さん、いつもそうだよ。でも、ｘｘｘｘすれば大丈夫」
Aさん：「えっ、そうなの？ ありがとう。すぐに対応してみるね。助かった～！」
いかがでしょう。オフィスで勤務していてもすぐに会って話せるとは限りませんね。
テレワークという環境では、通常のオフィス勤務で取りうるコミュニケーション手段のうち、「直接会う」ことができないだけで、仕事の目的を果たす上で必要なコミュニケーションは問題なくとれるということなのです。
つまり、テレワークだからコミュニケーションが取れない、取りにくいというのはそれほどあたらないともいえます。
ただ、そこに家庭でのWiFi環境やヘッドセット、大型のモニターなどインフラの要因なども加味されて不自由に感じることがあるのではないでしょうか？
テレワークのコミュニケーションを考える
素朴な疑問：テレビでよく紹介しているテレワークですが、なんで全員がビデオに映らないといけないのでしょうか？
「テレワークだからビデオを使わないといけないの？」と思った方もいるかもしれませんが、答えは「NO」です。
あのシーンは、いわゆる会議、朝礼、終礼的なモノなのかなと思います。通常の業務を在宅で行う際に、ビデオを写す必要はありませんよね。
サービス業では事情が異なりますが、チームメンバー間であれば、必ずしも相手の顔が見えなくても問題ありません。仕事中パソコンの画面に映っていれば良いのは、エクセルやサーバーの内容など業務で使うデータが主役だからです。
もちろん、チームメンバーの表情が見えるのは安心するかもしれませんが、各自の家庭でのインターネット環境が異なる場合、無理にビデオを使わなくても何ら支障はありません。
対面しないとサービスが提供できないような教育、指導、医療などは別ですが、なにか勘違いというのか、理想のテレワーク像に踊らされているように感じます。
次に、僕の実例で実際のテレワークの様子を少しお話します。
では、テレワークを始めましょう。
- PCの電源をON
- VPNというセキュリティの仕組み（USB Tokenなどを使うことが多い）で会社のシステムに接続
- 電子メールを起動
- WEBブラウザや共有サイトをOpen
- Skype(for Business)など会社で採用しているコミュニケーションツールをOpen
- IT電話アプリを起動（USBヘッドセットはPCに接続済み）
- メール、ブラウザ、クラウド、ローカルで業務を遂行
ただ単に自宅で仕事をするだけならこれだけです。
さて、仕事を進めるうえで交渉や調整が必要になりました。
- 共有サーバーにデータを置く、電子メールに添付して送るなど交渉や調整に必要な情報を準備する
- 業務効率を考えるとSkypeなどのコミュニケーションツールで語り掛けます
- 必要に応じてPCのIT電話で話しながら交渉や調整を進める
それだけで何の問題もなく業務は進んで行きます。
テレワークでのチームミーティングは難しくない
チームミーティングも難しくありません。手順を確認してみましょう。
1. チームミーティングが始まります。
2. 会社が用意しているミーティングアプリを開きます。
ミーティングアプリは、僕の場合ではSkype MeetingやCisco Webexを使用しています。
いずれのシステムでもチームミーティングはビデオは使用しません。
次に、
3. プレゼンテーションを行う人が画面を共有します。
4. 発表者以外はマイクをミュートします。
基本的なルールですが、マイクをミュートするのは不要なノイズが入らないようにするためです。
5. 発言するときは、マイクのミュートを解除して発言します。
6. 発言が終わったらまたミュートにします。
チームミーティングの流れを確認してきましたが、難しいこともなくとても快適にミーティングができます。
このように、テレワークでは、電子メール、Skypeなどチャット・画面の共有機能、IT電話機能、サーバーやデータベースがあれば不自由なく業務を行うことができます。
まとめ
ここまで、テレワークでのコミュニケーションについて主にインフラや環境、コミュニケーション手段についてお話してきました。
テレワークというと難しい、わかりづらいなどと身構えてしまいがちです。しかし、実際にオフィスで仕事をしているケースで、最適なコミュニケーション方法を考えてみれば、テレワークでの働き方はそれほど特殊ではないことに気づきます。
また「テレワークでのコミュニケーションは難しいのでは？」と考えてしまうかもしれません。でも実は、テレワークだから特別にコミュニケーションが難しいのではなく、そもそも、コミュニケーションの実態を十分に理解できていないことに不安を感じてしまうからではないでしょうか？
そこで次回は、純粋に「コミュニケーション」はどのように図れば良いのか、コミュニケーションそのもののスキルについてお話したいと思います。
シリーズ『緊急特集！とある管理職が伝えたいテレワーク術』の記事一覧
総合編 緊急特集！テレワークで使えるコミュニケーション術 by とある管理職
第1回 2020年のテレワークと課題
第2回 テレワークでのコミュニケーションとは？
第3回 テレワークで使える上司と部下のコミュニケーション術
第4回 テレワーク導入時のマネージメント手法
第5回 テレワークでの紙文化・印鑑文化への対処法