こんにちは！ とある管理職です。
「緊急特集！とある管理職が伝えたいテレワーク術」では、テレワークでのコミュニケーションにお悩みの皆さんの参考になればという思いで「テレワークで使えるコミュニケーション術」をテーマに全5回のシリーズでお届けしています。
シリーズ最終回となる今回の第5回では、テレワークでの紙文化・印鑑文化への対処法について解説していきます。
コンテンツ
紙文化・印鑑文化とテレワーク
前回は、マネジメントする方の声として挙がっているテレワークでのマネジメントの懸念点について解説してきました。
リモートワークや多拠点管理では、直接面談することができないため、1対1のコミュニケーションをチャットやIT電話、画面シェアなどの業務ツールを組み合わせて使うことで良好なコミュニケーションが取れること。
リモートワークに合った、新しい評価基準を設け、その基準を部下と共有することがポイントになることをお伝えしてきました。
今回のテーマは、テレワークで課題となる紙文化・印鑑文化への対処法についてです。
日本では、原本主義というのか、紙と印鑑を使ったやりとりが多いのが現状です。
秘密保持契約や業務委託契約のような契約書や覚書、あるいは支払請求書を処理するときには請求書原本、経費精算には領収書原本が必要になります。
ここからは、僕のテレワークの事例を交えながらお話してゆきます。
テレワークでの紙文化・印鑑文化は緊急避難的措置で対処
現在のコロナウィルス対策においては、政府や地方自治体からの強い要請によりなるべく出社しないようにとの指導があります。
そして企業では、いかに通常の業務の質を落とさず経済活動ができるか、工夫を凝らしています。
一般社員、いわゆる担当者レベルからすれば、契約や請求処理、経費精算は会社の仕事の構造そのものですからこれらの構造を改めることは容易ではありません。
実際に僕のもその課題についてクライアントと一丸になって対応を進めています。
例えば、請求書は原本を送って支払処理を行うのが従来の方法です。請求書を受領したら原本つまり紙を経理部門に送らなくてはなりません。
契約書の場合では、印鑑が押されて初めて効力が発生します。
このような紙の原本を取り扱い、印鑑を押す必要がある場合、テレワークではどのような対応をしたらよいのでしょう？
PDFを活用して原本書類は後日送付とする事例
僕のテレワークの事例では、紙文化・印鑑文化は緊急避難的措置として、PDFを活用して原本書類は後日送付とすることで交渉を進めています。
以下に、請求書、領収証、契約書と覚書、押印が必要となる正式文書などの統一書式の対応について紹介します。
請求書の取り扱い
請求書の受領は、結構重要なポイントです。外部業者から請求書をもらう際に原本の郵送と同時にPDFの提供をお願いします。
あるいは、外部業者に電子署名などをしたPDF原本と言う形で一切紙を使用しない対応を依頼します。PDFソフトウェアには電子署名の機能が付いていますから方針さえ決まれば対応が可能なのかなと思います。
以下のような処理のフローで進めてみてはいかがでしょうか？
- PDFで請求書を受領
- PDFで請求書・支払い承認を得る
- PDFを支払部門に送信する
- 支払い手続きが完了する
- 電子承認など電子化されたもの以外の請求書は記録用に後日発送する
立替清算など領収証の取り扱い
領収証も基本的には原本保管が必要ですが、請求書処理と同様に考えれば次のようになります。
- PDFまたはPHOTO（JPEGなど）で領収証を電子化
- 清算書（電子）と電子化した請求書をセットで経理部門に送信
- 立替経費の支払処理
- 記録用に後日原本を送付
契約書・覚書の取り扱い
契約書については、最近は弁護士が提唱する電子契約書の仕組みも出てきています。
例えば、弁護士ドットコム株式会社が提供するWeb完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」です。
電子的に対応できればすべてがテレワークで完了できます。ただ、簡単に導入できない場合には、押印原本をやり取りすることになりますので、100％テレワークとはいきません。
その場合でも、締結された契約書をPDF化して準原本として業務を進めておき、あとから原本を保管するという方法も取れます。PDFに相手方の電子署名をつけてもらって改ざんのリスクを回避することもできるでしょう。
押印が必要な正式文書などの統一書式の対応
統一書式など稟議を受けるような押印が必要な文書などでは、押印中止となっているケースがあります。そのようなときは、押印がない文書で処理を進めておき、後日押印した原本と差し替えます。
その際、「Note To File」など押印中止の経緯がわかる顛末書を同時に提出して対応するとよいでしょう。
押印担当者のテレワーク対応事例
会社で押印を担当している方にとっては、テレワークではセキュリティ上の理由で印鑑を持ち出せないという悩みがあります。
そのようなケースに対応できる「シャチハタ DocuSign」のようなサービスが登場しています。このシステムでは、クラウドを活用し文書を送信、署名・捺印、追跡、保存ができます。
世界標準のプラットフォーム、セキュリティ標準を満たし、セキュアな環境で最後まで残っていた紙処理を一掃することができるとして好評を得ています。
会社がこのような仕組みを導入すれば、押印のためだけに週一回出社するというようなことが回避できます。また、上記で解説したような緊急回避措置をとらなくても原本を回覧、保管することができるようになります。
まとめ
ここまで、テレワークでのコミュニケーションにお悩みの皆さんの参考になればという思いで5回に分けて「テレワークで使えるコミュニケーション術」をシリーズてお届けしてきました。
新型コロナウィルスの蔓延抑制のためテレワークを活用することが求められていますので、この機会に仕事への取り組み方について改めて思いを寄せ、新しいワークスタイルを身につけてご活躍できますよう願っています。
また、一刻も早く新型コロナウィルスの蔓延が抑制されることを切に願っております。
シリーズ『緊急特集！とある管理職が伝えたいテレワーク術』の記事一覧
総合編 緊急特集！テレワークで使えるコミュニケーション術 by とある管理職
第1回 2020年のテレワークと課題
第2回 テレワークでのコミュニケーションとは？
第3回 テレワークで使える上司と部下のコミュニケーション術
第4回 テレワーク導入時のマネージメント手法
第5回 テレワークでの紙文化・印鑑文化への対処法